Plannen en organiseren

GOEDGEKEURD

Situatie: 1

Niveau: 3

Opdrachtgever

MHC Berkel-Enschot

Opdracht

Het organiseren van het C-feest ‘ Beach Hockey Party’

Verloop opdracht

De opdracht is van het begin tot aan het einde zeer goed verlopen. Als team hebben we goed gefunctioneerd en hebben we geen grote tegenslagen gehad.

De ontwikkelde competenties

Situatie

Elk jaar wordt er voor alle leden uit de C-teams ( incl. 2 introducés per persoon) een hockeyfeest georganiseerd. Samen met vijf personen vormden wij de organisatie van dit feest. Samen met deze vijf personen had ik van januari 2010 tot 24 april 2011 om dit feest te organiseren.

Taken

Elk lid van de organisatie kreeg eigen taken toegewezen. Mijn taken waren om een algemene planning te maken, het thema te bedenken en was ik verantwoordelijk voor de horeca.

Activiteiten

In januari ben ik begonnen met het maken van een algemene planning. Om deze planning zo goed mogelijk te maken heb ik als eerst alle werkzaamheden gerangschikt op prioriteit, zo heb ik gekeken naar welke dingen als eerst geregeld moesten worden en naar welke dingen het meeste tijd kostten. Aan de hand van deze lijst ben ik een planning gaan maken. Ondanks dat ik goed op een rijtje had hoelang alles duurde om te regelen had ik wel extra tijd ingecalculeerd voor onvoorziende zaken. Tijdens het hele proces heb ik gewaakt voor de planning. Daarnaast was ik verantwoordelijk voor het thema. Toen ik het thema had bedacht heb ik dit aan de hand van een moodboard laten zien aan de rest van de organisatie. Als laatste was ik verantwoordelijk voor de horeca. Ondanks dat MHC Berkel-Enschot een vaste leverancier heeft voor de horeca moest er veel geregeld worden. Ik heb de bestellingen gedaan voor het feest en gecontroleerd of deze op tijd geleverd zou worden. Vanwege het thema ‘ Beach Hockey Party’ had ik ook een welkomstcocktail (non-alcoholisch) geregeld. Deze diende op de avond zelf nog gemaakt te worden. Daarnaast moest ik er op toe zien dat er de hele avond geen alcohol geschonken werd, ook niet aan medewerkers, dit in verband met de leeftijd van de C-leden. Wekelijks kwam de organisatie bij elkaar voor een voorgang/evaluatie gesprek. Tijdens dit gesprek bespraken we de stand van zaken en indien nodig kreeg je feedback waar je nog aan moest werken. Na afloop van het feest heb ik een procesverslag geschreven om het makkelijker te maken voor de volgende organisatie.

Resultaat

Doordat de organisatie heel goed heeft samengewerkt en iedereen zich aan zijn taken en deadlines heeft gehouden is het een heel goed feest geworden. De resultaten van mijn activiteiten zijn dat we door mijn planning alles op tijd geregeld hadden en tijd over hadden om alle puntjes op de i te zetten. Door mijn activiteiten op horecagebied was alles goed en op tijd geleverd. Door het welkomstdrankje dat ik geregeld dat ontstond er ook meteen een leuke sfeer. Ook op het thema dat ik had bedacht werd zeer goed gereageerd.

Terugkoppeling

Ik vind dat ik samen met de overige organisatieleden een goed feest heb georganiseerd. Ik ben vooral trots op de planning die ik heb gemaakt. Deze bleek erg goed te zijn en hebben we tijdens het hele proces goed gebruikt. Wanneer er in de toekomst nog een soort gelijke situatie zich voordoet ga ik me van te voren nog beter verdiepen in de doelgroep. De C-leden zijn kinderen tussen de twaalf en veertien jaar. Dit bleek een moeilijke doelgroep te zijn omdat als snel iets te kinderachtig is maar aan de andere kant hebben ze nog wel behoefte aan een bepaalde houvast zoals een thema, uitgebreid decor en eigen vriendjes en vriendinnetje (introducés).

…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Situatie: 2

Niveau: 3

Opdrachtgever

International Film Festival Breda 2011

Opdracht

Het vormgeven van een projectplan voor het festivalpaviljoen, met daarin opgenomen een onderzoek naar het zo opzetten van het festivalpaviljoen, dat er gehoor kan worden gegeven aan de doelstellingen van het festival ten aanzien van beleving en profilering.

Verloop opdracht

Door de onvoorziene drukte die ik tijdens mijn stageperiode te verwerken kreeg is de oorspronkelijke planning niet gehaald. Desalniettemin heb ik het projectplan op tijd af gekregen en ik ben zeer tevreden met het resultaat.

De ontwikkelde competenties

Situatie

Voor de tweede keer zou tijdens het International Film Festival Breda het festivalpaviljoen plaats nemen voor de Pathé bioscoop in Breda. De organisatie van het festival had de wens uitgesproken om bij de vierde editie een duidelijk plan te hebben voor de organisatie van het paviljoen. Tot op heden verliep dit geheel zonder plan en richting.

Het festivalpaviljoen vormt voor 5 dagen dé ontmoetingsplek voor filmmakers, publiek en andere betrokkenen.

Taken

Mijn taak was om een projectplan te schrijven voor de organisatie van het festivalpaviljoen in de toekomst. In het projectplan diende ik rekening te houden met de profileringsdoelstellingen die het festival heeft en diende ik tevens aanbevelingen te doen voor de inzet van het paviljoen in de toekomst.

Activiteiten

Het projectplan is zodanig opgebouwd dat het voor een lezer zonder voorkennis begrijpelijk was, wat ik precies bedoelde en deze zou door de structuur die ik had aangebracht heel snel informatie terug kunnen vinden wanneer dat nodig was. Het plan begint, uiteraard, met het voorwoord, de inhoudsopgave en de inleiding. Daarna komen de kerngegevens waarin kort, maar duidelijk staat beschreven wat het project in houdt, welke partijen daarbij betrokken zijn, wanneer de uitvoering is etcetera. Vervolgens wordt het project gedefinieerd en daarna worden de doelstellingen beschreven. Extra aandacht heb ik besteed aan de profileringsdoelstellingen. Zowel die van het gehele festival, als de doelstellingen die ik zelf had geformuleerd voor het paviljoen opzich. Daarna wordt aan de hand van storytelling het beoogd eindresultaat beschreven. Een van het meest belangrijke onderdeel van het plan zijn de beheersaspecten. Hierin wordt aan de hand van het KOFTIG model beschreven hoe respectievelijk de kwaliteit, organisatie, faciliteiten, tijd(splanning), informatie en geld beheert dient te worden. Hierin zit ook een tijdsplanning waarin onder andere rekening gehouden is met onvoorziene zaken, de voorbereiding en evaluatiemomenten. Na dit uitgebreide hoofdstuk volgt nog een risicoanalyse en tot slot de aanbevelingen.

Resultaat

Het resultaat van deze werkzaamheden is een goed gestructureerd projectplan, wat een houvast is voor degene die bij de volgende editie de verantwoordelijkheid heeft over het festivalpaviljoen. Helaas is het op moment van schrijven vrijwel uitgesloten dat het filmfestival in dezelfde vorm plaats zal vinden als de afgelopen jaren. Wellicht komt het festival nog terug in mindere mate in combinatie met het Graphic Design Festival en BredaPhoto. Mocht er behoefte zijn aan een paviljoen, denk ik dat mijn projectplan daar ook voor geschikt zal zijn.

Terugkoppeling

Na het allereerste project op vrijetijdsmanagement aan de NHTV is er bijna niet meer een moment geweest waarin er een projectplan geschreven moest worden. Gezien de kennis die ik toen had kun je je voorstellen hoe een dergelijk plan er dan uit ziet. Niet erg vergelijkbaar met wat ik tijdens deze stage heb gemaakt. Het was voor mij dan ook een goede oefening om dit plan te maken. Immers, ik denk dat het maken van een projectplan later in mijn carrière, waar die ook mag zijn, zich nog een keer voor zal gaan doen.

Vooral de theorie die ik heb moeten gebruiken bij het schrijven van dit projectplan is voor mij een verrijking geweest van mijn kennis. De meeste stof heb ik eerder gebruikt, maar lag niet vers meer in het geheugen waardoor ik meerdere malen de literatuur er op na heb moeten slaan. Dit zijn dan ook zeker momenten geweest waar ik nieuwe dingen heb geleerd.

Daarnaast was het maken van de tijdsplanning een lastig onderdeel waar ik lang over heb moeten doen. Het voorstellen van een geheel project en het vervolgens ordenen op een tijdsbalk blijkt niet zo gemakkelijk te zijn als dat ik mij vooraf had voorgesteld. Over het algemeen gezien heb ik dat het minst gemakkelijke onderdeel gevonden van het projectplan. Daarin heb ik geleerd om van een afstand naar zaken te kijken en op dat niveau onderdelen van een proces te bekijken.