Probleemanalyse (goedgekeurd)

Situatie: 1

Niveau: 3

Opdrachtgever

International Film Festival Breda 2010 (IFFB)

Opdracht

Een borrel organiseren voor een opdrachtgever van het IFFB.

Verloop opdracht

De opdracht verliep moeizaam, maar uiteindelijk is het goed gekomen en is het een geslaagde borrel geworden voor de opdrachtgever

De ontwikkelde competenties

De competenties die ik bij IFFB 2010 behaald heb zijn:

Situatie

Voor de tweede editie van het IFFB (2010) heb ik twee zakelijke borrels georganiseerd. Voor één van de borrels diende ik contact op te nemen met de opdrachtgever om alle informatie door te nemen zodat ik de borrel kon gaan organiseren.

Tijdens dit contact bleek dat de opdrachtgever al een keer alle informatie had doorgesproken met de organisatie van het IFFB, en ze vond het overbodig dit nogmaals met mij te bespreken. Echter bleek deze informatie niet meer beschikbaar en was het aan mij om toch de juiste informatie te verkrijgen zodat ik een gepaste offerte kon opstellen en de borrel kon organiseren. Doordat de opdrachtgever zeer geïrriteerd was, en hierdoor het gesprek erg kort duurde, heb ik niet alle informatie gekregen die ik nodig had om de borrel te realiseren en de offerte op te stellen.

Taken

Het was aan mij om contact op te nemen met de opdrachtgever, vervolgens haar wensen voor de borrel te achterhalen en in kaart te brengen om vervolgens met deze informatie een passende offerte op te stellen en de borrel te realiseren.

Activiteiten

Eerst ben ik bij de locatiemanager na gaan vragen welke informatie hij had om die probleem aan te pakken en wat zijn visie was over dit probleem. Daarna ben ik naar het contactpersoon van de organisatie van IFFB na gaan vragen hoe dit probleem heeft kunnen ontstaan en wat haar mening daar over was. Op basis van die informatie heb ik een overweging gemaakt over hoe ik het contactpersoon opnieuw zou gaan benaderen. Eerst hebt ik haar een mail gestuurd met de uitleg over de situatie en daarbij gezegd dat ik later die dag nog eens terug te bellen om de borrel door te spreken zodat de borrel zou slagen.

Resultaat

Het resultaat van deze situatie is dat ik door goed doordachte overwegingen te maken, het probleem op een correcte en professionele manier heb weten op te lossen. Ondanks de initiële negatieve toon van de opdrachtgever heb ik de situatie om kunnen buigen naar iets bruikbaars en heb ik uiteindelijk een succesvolle borrel georganiseerd.

Terugkoppeling

Ik vind dat ik in deze situatie op een juiste manier heb gehandeld. Door bij verschillende mensen informatie te verzamelen heb ik een beslissing genomen om het probleem op te lossen die effectief blijkt te zijn geweest. In een vergelijkbare situatie zou ik waarschijnlijk dezelfde handelingen ondernemen, omdat mij deze goed is bevallen.

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

Situatie: 2

Niveau: 2

Opdrachtgever

Provincie Flevoland

Opdracht

Mijn opdracht was om “de dag van Flevoland” te coördineren en mijn visie te geven op de indeling van het provinciehuis.

Verloop opdracht

De opdracht verliep naar verwachting, ondanks dat we op het laatste moment nog dingen moesten aanpassen en verplaatsen.

De ontwikkelde competenties

De competenties die ik bij de provincie Flevoland heb behaald zijn:

Situatie

Op 26 februari 2011 vond de dag van Flevoland plaats. Tijdens deze dag laat de provincie Flevoland op verschillende plekken in de provincie zien waar zij voor haar inwoners mee bezig is. De politieke partijen die mee deden aan de Statenverkiezingen waren op 26 februari eveneens aanwezig in het Provinciehuis. Zij stonden bezoekers te woord en gingen met hen in gesprek over hun eigen politieke standpunten. Hiervoor was een verkiezingsmarkt naast de Statenzaal ingericht. Tevens speelden de Flevolandse politici onder leiding van André Krouwel een levend kieskompas. Aan de hand van stellingen kozen zij positie op de vloer waar in kleurrijke vakken de opties van ‘helemaal mee oneens’ tot ‘helemaal mee eens’ waren aangegeven. Op deze dag hielp ik mee met de opbouw en de coördinatie van de gehele dag in het provinciehuis. Er werd mij ook gevraagd om met mijn kennis en ervaring een visie te geven op de indeling van het provinciehuis en na te denken over bezoekersstromingen. Na deze analyse ben ik tot de conclusie gekomen dat de ruimte waar de verkiezingsmarkt al voor een groot gedeelte werd opgebouwd niet toereikend was voor de verwachte drukte. Daarnaast had ik bedacht dat er eventueel frictie zou kunnen ontstaan als de politici te dicht op elkaar zou staan.

Taken

Er werd mij gevraagd om met mijn kennis en ervaring een visie te geven op de indeling van het provinciehuis en na te denken over onder andere de bezoekersstromingen. Er werd mij ook gevraagd om dat te bekijken en later een voorstel te doen van eventuele wijzigingen.

Activiteiten

Nadat ik een schatting hab gemaakt van de huidige indeling van de ruimtes en er achter was gekomen dat de ruimte waar de verkiezingsmarkt opgebouwd werd te klein was, ben ik mijn conclusies gaan presenteren bij de organisatie. Aldaar heb ik uitgelegd welke nadelen er zaten aan die ruimte ten opzichte van de aantal kramen en de ruimte die beschikbaar was. Daarna heb ik ook benadrukt dat er frictie zou kunnen ontstaan als de verschillende politieke partijen te dicht op elkaar zouden staan.

Resultaat

Het resultaat van mijn activiteiten was dat er op het laatste moment is besloten om de verkiezingsmarkt te verplaatsen naar een grotere ruimte. De organisatie was het eens met mijn argumentatie en de analyse die ik had gemaakt.

Terugkoppeling

Terugkijkende op deze situatie ben ik blij dat ik het probleem helder heb kunnen formuleren en uit heb kunnen leggen aan de organisatie en dat de beslissing is genomen alles te verplaatsen naar een grotere ruimte. In een volgende situatie zoals deze, zou ik waarschijnlijk hetzelfde hebben gedaan.